So wählen Sie die beste digital souveräne Lösung [Tools]

Digital souveräne Lösungen sind Werkzeuge und Plattformen, die zentrale Geschäftsprozesse unterstützen, ohne dass Sie die Kontrolle über Ihre Daten, Ihre Infrastruktur oder das Verhalten des Systems abgeben müssen.

Auch wenn der Austausch zentraler Systeme und das Entwirren bestehender Tool-Stapel Zeit, Aufwand und Einsatz erfordert, wird der Weg zu digitaler Souveränität schnell unumgänglich.

Mit 92 % der westlichen Daten, die in den Vereinigten Staaten gespeichert sind, Cyberangriffen 2024 um 150 % gestiegen und Regulierungsbehörden der Europäischen Union (EU), die große Cloud-Anbieter außerhalb der EU als kritische Abhängigkeiten einstufen, ist ein unveränderter Status quo mit wachsenden Risiken.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die besten Lösungen auswählen, die digital souverän sind, und stellt acht führende EU-basierte Tools vor, mit denen Sie Workflows steuern und gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Daten und Systeme behalten.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Digitale Souveränität geht über Labels hinaus
  „EU-gehostet“ oder „DSGVO-konform“ klingt beruhigend, garantiert aber keine Kontrolle. Echte Souveränität entsteht, wenn Sie verstehen, wie ein System aufgebaut ist, wem es gehört und wie es sich über die Zeit verhält.

• Kontrolle beginnt mit Transparenz über Ihr aktuelles Setup
  Die meisten Risiken sind bereits in Ihrem Stack angelegt. Daten, die die EU verlassen, vom Anbieter kontrollierte Systeme und versteckte Abhängigkeiten sind die ersten Stellen, an denen Souveränität verloren geht.

• Jurisdiktion und Datenresidenz sind nicht verhandelbar
  Wenn Eigentum oder Infrastruktur außerhalb der EU liegen, können Ihre Daten trotzdem ausländischen Gesetzen unterliegen. Prüfen Sie immer, wo Daten gespeichert werden, wo sie verarbeitet werden und wer rechtlichen Zugriff darauf hat.

• Flexibilität und Interoperabilität schützen Sie langfristig
  Offene Architekturen, Self-Hosting-Optionen und nahtlose Integrationen helfen Ihnen, Lock-in zu vermeiden. Ohne sie riskieren Sie, eine Abhängigkeit durch die nächste zu ersetzen.

• Das richtige Tool macht Souveränität praktisch, nicht theoretisch
  Lösungen wie sovara sind darauf ausgelegt, diese Anforderungen durchgängig zu erfüllen. Sie verbinden EU-basiertes Hosting, flexible Architektur und volle Kontrolle über Workflows und Daten. Wenn Souveränität Priorität hat, spart Ihnen eine Plattform, die von Grund auf dafür entwickelt wurde, spätere Nachbesserungen.

Die besten digital souveränen Lösungen auswählen: 10 Schritte zum Erfolg

Immer mehr Lösungen behaupten, digital souverän zu sein. Doch Labels wie „EU-gehostet“ oder „DSGVO-konform“ allein reichen nicht aus.

Wenn Sie wirklich Kontrolle wollen, müssen Sie genauer hinschauen: Wie sind diese Lösungen aufgebaut, wie integrieren sie sich, wie entwickelt sich die Preisgestaltung, und wie viel Flexibilität haben Sie langfristig wirklich?

Diese 10 Schritte helfen Ihnen, die Grundlagen abzudecken und eine Lösung zu wählen, die dort überzeugt, wo es zählt.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Souveränitätsanforderungen

Digitale Souveränität beginnt damit, zu verstehen, wo Sie bereits die Kontrolle verloren haben - etwa über den Speicherort von Daten, das Systemverhalten oder die operative Kontinuität.

Erfassen Sie diesen Kontrollverlust direkt, indem Sie Folgendes identifizieren:

• Wo Ihre Daten die EU verlassen

• Wo Anbieter das Systemverhalten bestimmen

• Wo Sie für den Betrieb von externer Infrastruktur abhängig sind

Dann setzen Sie klare Grenzen dafür, welche Daten in der EU bleiben müssen, welche Systeme volle Kontrolle erfordern und welche Abhängigkeiten Sie akzeptieren wollen.

Schritt 2: Prüfen Sie EU-Jurisdiktion und Eigentum

Auch bei europäischer Software kann die Kontrolle außerhalb der EU liegen, wenn die Infrastrukturschicht ausländisch kontrolliert wird. Und wenn die Basis außerhalb der EU sitzt, erben alle darauf aufbauenden Systeme die rechtlichen und geopolitischen Risiken.

Wenn Sie eine digital souveräne Lösung wählen, müssen Sie daher prüfen, wem die Plattform tatsächlich gehört und wer sie betreibt.

Das können Sie überprüfen, indem Sie folgende Punkte ansehen:

• die rechtliche Einheit des Anbieters

• die Eigentümerstruktur (einschließlich der letztlichen Muttergesellschaft)

• Vertragsbedingungen und angegebene Jurisdiktion

Wenn die Muttergesellschaft außerhalb der EU sitzt, können Ihre Daten trotzdem ausländischem Recht wie dem CLOUD Act unterliegen, selbst wenn sie in Europa gespeichert sind.

Schritt 3: Bestätigen Sie EU-only Datenresidenz

Viele Plattformen bieten nur eingeschränkte Transparenz oder Flexibilität bei der Datenresidenz, sodass Unternehmen nicht wissen, wo ihre Daten tatsächlich liegen.

Darum sollten Sie nicht annehmen, dass „EU-gehostet“ volle Kontrolle bedeutet. Daten können über Backups, Failover-Systeme oder Dienste Dritter trotzdem zwischen Regionen wandern.

Um zu prüfen, wo Ihre Daten gespeichert, verarbeitet und repliziert werden, achten Sie auf:

• ausschließlich EU-Rechenzentren (nicht „globale Infrastruktur“)

• die Möglichkeit, Daten auf bestimmte EU-Länder zu beschränken

• Garantien, dass Backups und Failover in der EU bleiben

Sie sollten sich das außerdem schriftlich bestätigen lassen, denn ohne vertragliche Zusagen ist Datenresidenz in der EU nur ein Versprechen.

Schritt 4: Priorisieren Sie offene oder quelloffene Modelle

Bei der Auswahl einer digital souveränen Lösung sollten Sie nicht nur auf den Standort schauen. Digitale Souveränität bedeutet auch, vom Anbieter definierte Systemverhalten zu vermeiden und die Kontrolle darüber zurückzugewinnen, wie Systeme arbeiten und sich weiterentwickeln.

Das erreichen Sie mit offenen oder quelloffenen Modellen. Sie reduzieren die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter und machen es einfacher, Systeme zu prüfen, anzupassen und nach Ihren Vorgaben zu betreiben.

Achten Sie konkret auf folgende Elemente:

• die Möglichkeit zum Self-Hosting in der EU

• Zugriff auf den Quellcode für Transparenz und Audits

• aktive Ökosysteme, die zu EU-Initiativen passen (z. B. „Public Money, Public Code“)

Schritt 5: Bewerten Sie Self-Hosting innerhalb der EU-Infrastruktur

Souveräne Architekturen stellen sicher, dass sowohl Infrastruktur als auch Betrieb innerhalb derselben rechtlichen Grenze bleiben.

Je mehr Kontrolle Sie über die Infrastruktur haben, desto weniger sind Sie auf externe Anbieter angewiesen. Deshalb sollten Sie selbst bestimmen, wo Ihre Systeme laufen.

Zu Ihren Optionen gehören:

• On-Premise-Bereitstellung in der EU

• Cloud-Anbieter mit Sitz in der EU

• souveräne EU-Cloud-Plattformen

Schritt 6: Prüfen Sie die DSGVO-Ausrichtung über Marketingaussagen hinaus

Compliance-Risiken sind einer der Haupttreiber für Souveränität, vor allem in regulierten Branchen, in denen die Datenverarbeitung prüfbar und jurisdiktionell kontrolliert bleiben muss.

Deshalb sollten Sie nicht bei „DSGVO-konform“ stehen bleiben, sondern prüfen, wie die Compliance tatsächlich umgesetzt wird.

Prüfen Sie dazu Folgendes:

• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

• Unterauftragsverarbeiter und ihre Standorte

• Kontrollen zur Datenspeicherung und -minimierung

• Audit-Logs und Berichtsfunktionen

Schritt 7: Bewerten Sie die Unabhängigkeit von Unterauftragsverarbeitern außerhalb der EU

Die Abhängigkeit von Drittanbieter-Tools wie Integrationen, Plugins, Analyse-Diensten oder externem Support kann die Kontrolle unbemerkt außerhalb der EU verschieben und versteckte Souveränitätsrisiken erzeugen.

Um dieses Szenario zu vermeiden, sollten Sie genau prüfen, wo diese Abhängigkeiten liegen und wer sie kontrolliert. Dazu gehört:

• Nutzung von Infrastruktur außerhalb der EU oder Hyperscalern

• Tools und Integrationen von Drittanbietern

• Standort von Support- und Admin-Teams

Schritt 8: Stellen Sie Interoperabilität mit EU-Ökosystemen sicher

Eine souveräne Lösung muss Systeme ohne Fragmentierung oder Neuaufbau weiterentwickeln lassen. Andernfalls verlieren Sie mit der Zeit die Kontrolle.

Das Tool sollte sich problemlos in einen breiteren EU-basierten Stack einfügen. Entscheidend sind dabei Faktoren wie:

• Offene APIs und Standardprotokolle

• Kompatibilität mit EU-basierten Plattformen und Diensten

• Nahtloser Datenaustausch ohne proprietäre Hürden

Mit anderen Worten: Sie sollten vermeiden, eine Abhängigkeit durch eine andere zu ersetzen.

Schritt 9: Bewerten Sie Transparenz und Governance

Mangelnde Transparenz ist ein klares Signal für verlorene Kontrolle und langfristige Abhängigkeit. Deshalb sollten Sie nicht nur auf das Angebot schauen, sondern auch darauf, wie der Anbieter arbeitet.

Echte Transparenz zeigt sich in Faktoren wie:

• klare Preisstrukturen (keine versteckten Kostentreiber)

• Einblick in Produkt-Roadmaps und Änderungen

• Dokumentation von Infrastruktur- und Sicherheitspraktiken

• Ausrichtung an EU-Initiativen oder Governance-Modellen

Wenn Sie nicht sehen, wie das System betrieben wird, haben Sie es auch nicht wirklich unter Kontrolle.

Schritt 10: Planen Sie volle Datenportabilität innerhalb der EU

Lock-in ist selten rein technisch. Er steckt vielmehr in Workflows, Integrationen und Nutzerverhalten. Deshalb ist Portabilität eine zentrale, oft übersehene Anforderung an Souveränität.

Der letzte Schritt bei der Auswahl digital souveräner Tools sollte sein, sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten jederzeit verschieben können, ohne Reibung und ohne die EU verlassen zu müssen.

Ihr neues Workflow-Tool sollte:

• Daten einfach in Standardformaten exportieren können

• proprietären Lock-in vermeiden

• eine reibungslose Migration zu anderen EU-basierten Systemen unterstützen

8 der besten digital souveränen Lösungen für das Workflow-Management

Die beste digital souveräne Lösung auszuwählen, kann sich überwältigend anfühlen. Schließlich entwickelt sich das Konzept der digitalen Souveränität noch weiter, sodass nicht immer klar ist, wie „gut“ in der Praxis eigentlich aussieht.

Genau deshalb haben wir eine Liste mit acht Lösungen zusammengestellt, die die wichtigsten Kriterien erfüllen, von Kontrolle und Compliance bis zu Flexibilität und langfristiger Tragfähigkeit.

1. sovara

sovara ist eine souveräne Workflow-Plattform, die Organisationen dabei unterstützt, ihre Arbeit zu steuern und dabei die volle Kontrolle über Daten, Systeme und Infrastruktur zu behalten.

Sie ist als Alternative zu Tools wie Jira aufgebaut, aber mit Souveränität als Kern - nicht als Zusatz.

Was sovara besonders macht, ist die enge Ausrichtung an den wichtigsten Kriterien für digital souveräne Lösungen. Die Plattform bietet:

• Europäische Souveränität von Grund auf (Hosting in der Schweiz/EU, EU-Rechtsträger, CLOUD-Act-freies Setup)

• Transparente Datenresidenz und Governance (klare Datenstandorte, vollständige Audit-Logs)

• Souveräne Hosting-Optionen (EU-Cloud und On-Premise-Bereitstellung)

• Compliance und Sicherheit auf Enterprise-Niveau (ISO/IEC 27001, DSGVO, SSO)

• Weniger Abhängigkeit von Anbietern außerhalb der EU (souveräne Cloud und Infrastruktur)

• Nahtlose Integration in bestehende Systeme (REST-APIs, Kafka, Event-Pipelines, BI-Tools)

• Planbare, transparente Preise

• API-first, modulare Architektur

In der Praxis hilft Ihnen sovara dabei:

• Softwareentwicklungs-Workflows zu steuern, einschließlich Sprints, Abhängigkeiten und Releases

• Projektmanagement mit anpassbaren Workflows, Rollen und Berechtigungen zu strukturieren und umzusetzen

• Vorfälle teamübergreifend mit voller Transparenz und Governance zu verfolgen und zu lösen 

• Wissen und Umsetzung durch integrierte Dokumentation und Wissensdatenbanken zu verbinden

• festzulegen und zu steuern, wie Arbeit ausgeführt wird, einschließlich KI-gestützter Workflows und Automatisierung

Mit sovara erhalten Sie die Funktionen einer modernen Workflow-Plattform, ohne dort Kontrolle abzugeben, wo es zählt.

2. Easy8

Easy8 (ehemals Easy Redmine) ist eine Plattform für Projekt- und Arbeitsmanagement auf Basis von Redmine. Sie wurde entwickelt, um Projekte, IT-Services und Softwareentwicklung zu vereinen.

Sie erfüllt zentrale Anforderungen an Souveränität durch ihre EU Sovereign Cloud und stellt sicher, dass Daten in der EU bleiben, ohne externe Replikation.

Easy8 bietet außerdem On-Premise-Bereitstellung, eine ISO-27001-konforme Infrastruktur und Partnerschaften mit EU-Anbietern wie OVHcloud. So behalten Sie Kontrolle über Datenresidenz, Sicherheit und Hosting.

3. Taiga

Taiga ist ein Open-Source-Projektmanagement-Tool für agile Teams, das Scrum und Kanban in einer klaren, leicht bedienbaren Oberfläche vereint.

Seine Stärke in Sachen Souveränität liegt im vollständigen Self-Hosting, das Ihnen die volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur gibt.

Das Open-Source-Modell sorgt für Transparenz, vermeidet Vendor Lock-in und ermöglicht umfangreiche Anpassungen.

Mit europäischen Wurzeln und flexiblen Bereitstellungsoptionen passt es gut in souverän ausgerichtete Setups.

4. Planio

Planio ist eine Plattform auf Redmine-Basis, die Projektmanagement, Issue-Tracking, Git-Hosting, Helpdesk und Collaboration-Tools an einem Ort vereint.

Der Souveränitätsansatz ist klar: Alle Daten werden auf zertifizierter Infrastruktur ausschließlich in Deutschland gehostet. Damit bleiben sie vollständig unter EU-Jurisdiktion und DSGVO-konform.

Die Open-Source-Basis reduziert Vendor Lock-in, während die unabhängige Eigentümerschaft externe Kontrolle über Infrastruktur oder Datenrichtlinien vermeidet.

5. OTRS

OTRS ist eine Plattform für Service-Management und Helpdesk, die Support-Tickets, Workflows und interne Serviceprozesse steuert.

Heute Teil der EasyVista-Gruppe, behält sie ihre deutschen Entwicklungswurzeln und unterstützt strenge DSGVO-Konformität mit Sicherheit auf Enterprise-Niveau, einschließlich ISO-27001-Ausrichtung und verpflichtender 2FA.

Digital souverän unterstützt sie vor allem durch On-Premise-Bereitstellung, sodass Organisationen alle Daten in ihrer eigenen Infrastruktur behalten können.

Es gibt zwar auch eine SaaS-Version, aber die Souveränität ist am stärksten bei Self-Hosting.

6. TOPdesk

TOPdesk ist eine IT-Service-Management-(ITSM)-Plattform mit Fokus auf Support-Workflows, Service Desks und Asset-Management.

Als europäische Lösung mit Hauptsitz in den Niederlanden ist sie als starke regionale Alternative zu ITSM-Tools aus den USA positioniert.

Bei der SaaS-Bereitstellung stellt TOPdesk die Datenresidenz durch Hosting in regionsspezifischen Umgebungen sicher (zum Beispiel in den Microsoft-Azure-Rechenzentren in den Niederlanden). So bleiben die Daten unter EU-Jurisdiktion und im Einklang mit ISO 27001 und SOC 2.

Auch wenn das Unternehmen SaaS-first ist, unterstützt es weiterhin On-Premise-Bereitstellung für Organisationen, die volle physische Kontrolle über ihre Infrastruktur benötigen.

7. Zammad

Zammad ist eine Open-Source-Helpdesk- und Kundensupport-Plattform, die Tickets, Kommunikation und Service-Workflows verwaltet.

Entwickelt in Deutschland, erfüllt sie die Anforderungen der DSGVO und vermeidet Vendor Lock-in. Sie unterstützt auch lokale KI-Integrationen, sodass Teams KI nutzen können, ohne Daten an externe Anbieter zu senden.

Ihr Souveränitätsvorteil liegt im vollständigen Self-Hosting und in der Transparenz von Open Source. Das gibt Organisationen die volle Kontrolle über Support-Daten und Systemverhalten.

8. GLPI

GLPI ist eine Open-Source-Plattform für IT-Asset-Management und Service Desk, die Hardware, Software und Support-Anfragen in einem System erfasst.

Mit Wurzeln in Frankreich erfüllt GLPI europäische Datenschutzstandards und unterstützt Hosting-Setups in der EU.

Ihr Souveränitätsmodell basiert auf vollständigem Self-Hosting und Open-Source-Kontrolle. So können Organisationen Daten, Infrastruktur und Code unabhängig verwalten.

Mit sovara starten

sovara bietet eine digital souveräne Lösung für regulierte Unternehmen, Organisationen des öffentlichen Sektors und Teams, die volle Kontrolle über ihre Workflows, Daten und Systeme. benötigen.

Wenn das auf Sie zutrifft, ist der beste nächste Schritt zu sehen, wie sovara zu Ihrem Setup passt.

Sie erhalten eine Führung durch die Plattform, einen Blick auf aktuelle und kommende Funktionen und eine praxisnahe Diskussion über Ihre Workflows, Integrationen und KI-Anwendungsfälle.

Buchen Sie eine Demo, um mit einem Produktexperten zu sprechen und loszulegen.