So wählen Sie die beste digital souveräne Lösung [Tools]

Digitale souveräne Lösungen sind Tools und Plattformen, die Kernprozesse Ihres Unternehmens unterstützen – ohne dass Sie die Kontrolle über Ihre Daten, Ihre Infrastruktur oder das Systemverhalten abgeben müssen.

Zwar erfordert das Ersetzen von Kernsystemen und Entwirren bestehender Tool-Landschaften Zeit und Engagement. Der Schritt hin zur digitalen Souveränität wird jedoch rasch unverzichtbar.

Da 92 % aller westlichen Daten in den USA gespeichert sind, Cyberangriffe im Jahr 2024 um 150 % zugenommen haben und EU-Regulierungsbehörden große Cloud-Anbieter außerhalb der EU als kritische Abhängigkeiten einstufen, birgt der Status quo ein wachsendes Risiko.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, dieses Risiko zu minimieren. Wir erklären Ihnen, wie Sie souveräne Lösungen auswählen, und stellen Ihnen acht führende EU-basierte Tools vor, mit denen Sie Ihre Workflows steuern und gleichzeitig die volle Kontrolle behalten.

Wichtige Erkenntnisse

• Digitale Souveränität ist mehr als nur ein Label
  „In der EU gehostet“ oder „DSGVO-konform“ klingt beruhigend, garantiert aber keine echte Kontrolle. Wahre Souveränität entsteht erst, wenn Sie wissen, wie ein System aufgebaut ist, wem es gehört und wie es sich langfristig verhält.

• Kontrolle beginnt mit Transparenz über Ihr System
  Die meisten Risiken stecken bereits in Ihrer aktuellen Tool-Landschaft. Wenn Daten die EU verlassen, Anbieter das System kontrollieren oder intransparente Abhängigkeiten bestehen, geht Souveränität verloren.

• Rechtsprechung und Datenspeicherung sind nicht verhandelbar
  Liegen Eigentum oder Infrastruktur außerhalb der EU, können Ihre Daten ausländischen Gesetzen unterliegen. Prüfen Sie immer, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden und wer gesetzlichen Zugriff darauf hat.

• Flexibilität und Interoperabilität schützen Sie langfristig
  Offene Architekturen, Self-Hosting und nahtlose Integrationen verhindern eine Anbieterabhängigkeit. Ohne diese Flexibilität ersetzen Sie nur eine Abhängigkeit durch eine andere.

• Das richtige Tool macht Souveränität praxistauglich
  Lösungen wie sovara sind genau für diese Anforderungen gebaut. Sie vereinen EU-Hosting, flexible Architektur und volle Datenkontrolle. Wer Souveränität priorisiert, spart mit einer von Grund auf so konzipierten Plattform später viel Aufwand.

Die beste souveräne Lösung wählen: In 10 Schritten zum Erfolg

Immer mehr Anbieter werben mit digitaler Souveränität. Doch Angaben wie „In der EU gehostet“ oder „DSGVO-konform“ reichen oft nicht aus.

Für echte Kontrolle müssen Sie hinter die Kulissen blicken: Wie sind die Lösungen aufgebaut? Wie lassen sie sich integrieren? Wie entwickeln sich die Preise und wie viel Flexibilität haben Sie wirklich?

Diese 10 Schritte helfen Ihnen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Souveränität

Digitale Souveränität beginnt mit der Frage: Wo haben wir bereits die Kontrolle verloren – sei es bei Speicherorten, beim Systemverhalten oder beim laufenden Betrieb?

Analysieren Sie diesen Kontrollverlust, indem Sie Folgendes prüfen:

• Wo verlassen Ihre Daten die EU?

• Wo bestimmt der Anbieter das Systemverhalten im Alleingang?

• Wo hängen Sie beim Betrieb von externer Infrastruktur ab?

Setzen Sie anschließend klare Grenzen: Welche Daten müssen in der EU bleiben? Welche Systeme erfordern volle Kontrolle? Welche Abhängigkeiten sind akzeptabel?

Schritt 2: Prüfen Sie EU-Rechtsprechung und Eigentumsverhältnisse

Auch bei europäischer Software kann die Kontrolle außerhalb der EU liegen, wenn der Infrastruktur-Anbieter aus dem Ausland stammt. Ist das Fundament nicht souverän, übernimmt das Gesamtsystem diese rechtlichen und geopolitischen Risiken.

Prüfen Sie bei der Auswahl einer souveränen Lösung daher genau, wer die Plattform tatsächlich besitzt und betreibt.

Achten Sie dabei auf:

• Die Rechtsform des Anbieters

• Die Eigentümerstruktur (bis hin zur Muttergesellschaft)

• Die Vertragsbedingungen und den Gerichtsstand

Liegt die Muttergesellschaft außerhalb der EU, können Ihre Daten ausländischen Gesetzen wie dem US CLOUD Act unterliegen – selbst bei einer Speicherung in Europa.

Schritt 3: Sichern Sie eine ausschließliche Datenspeicherung in der EU

Viele Plattformen bieten wenig Transparenz bei der Datenhaltung. Unternehmen wissen oft nicht genau, wo ihre Daten tatsächlich liegen.

„In der EU gehostet“ bedeutet nicht automatisch volle Kontrolle. Daten können durch Backups, Ausfallsysteme oder Drittanbieter dennoch die Region verlassen.

Achten Sie auf folgende Punkte, um den Speicherort abzusichern:

• Reine EU-Rechenzentren (keine „globale Infrastruktur“)

• Die Option, Daten auf bestimmte EU-Länder zu beschränken

• Garantien, dass Backups und Ausfallsysteme in der EU verbleiben

Lassen Sie sich diese Zusagen schriftlich vertraglich zusichern. Ohne Verträge bleibt die EU-Sicherung nur ein Versprechen.

Schritt 4: Bevorzugen Sie Open-Source- oder Source-Available-Modelle

Bei digitaler Souveränität geht es nicht nur um den Standort. Es geht auch darum, die Kontrolle über Betrieb und Weiterentwicklung zurückzuerlangen und sich nicht vom Anbieter Vorgaben diktieren zu lassen.

Open-Source- oder Source-Available-Modelle reduzieren diese Abhängigkeit. Sie erleichtern es, Systeme zu prüfen, anzupassen und selbst zu hosten.

Achten Sie auf diese Kriterien:

• Die Möglichkeit zum Self-Hosting in der EU

• Zugang zum Quellcode für Audits und volle Transparenz

• Aktive Communities, die EU-Initiativen unterstützen (z. B. „Public Money, Public Code“)

Schritt 5: Evaluieren Sie Self-Hosting-Optionen in der EU

Souveräne Architekturen stellen sicher, dass Infrastruktur und Betrieb derselben Rechtsprechung unterliegen.

Je mehr Kontrolle Sie über die Infrastruktur haben, desto unabhängiger sind Sie. Entscheiden Sie selbst, wo Ihre Systeme laufen.

Folgende Optionen bieten sich an:

• On-Premise-Betrieb in der EU

• EU-basierte Cloud-Anbieter

• Souveräne EU-Cloud-Plattformen

Schritt 6: Prüfen Sie die DSGVO-Konformität im Detail

Compliance-Risiken sind ein Haupttreiber für Souveränität – besonders in regulierten Branchen, in denen Datenflüsse lückenlos prüfbar sein müssen.

Verlassen Sie sich nicht blind auf „DSGVO-konform“-Labels. Prüfen Sie, wie der Datenschutz praktisch umgesetzt wird.

Analysieren Sie dazu folgendes:

• Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

• Subunternehmer und deren Standorte

• Regelungen zur Datenlöschung und -minimierung

• Protokollierung und Reporting-Optionen

Schritt 7: Achten Sie auf Unabhängigkeit von Drittanbietern außerhalb der EU

Die Nutzung von Drittanbieter-Tools wie Plugins, Analyse-Diensten oder externem Support kann unbemerkt Daten abziehen und Souveränitätsrisiken schaffen.

Prüfen Sie genau, wo diese Abhängigkeiten liegen und wer sie kontrolliert. Achten Sie auf:

• Die Nutzung von Infrastruktur außerhalb der EU oder von Hyperscalern

• Eingebundene Drittanbieter-Tools und Integrationen

• Die Standorte von Support- und Admin-Teams

Schritt 8: Sichern Sie die Interoperabilität mit EU-Systemen

Eine souveräne Lösung muss sich flexibel erweitern lassen, ohne dass ein System komplett neu aufgebaut werden muss. Andernfalls riskieren Sie langfristigen Kontrollverlust.

Das Tool sollte sich nahtlos in eine EU-basierte IT-Landschaft einfügen. Wichtig dafür sind:

• Offene APIs und Standardprotokolle

• Kompatibilität mit europäischen Plattformen und Diensten

• Nahtloser Datenaustausch ohne proprietäre Barrieren

Das Ziel lautet: Vermeiden Sie es, eine Abhängigkeit durch eine neue zu ersetzen.

Schritt 9: Bewerten Sie Transparenz und Governance

Mangelnde Transparenz signalisiert oft Kontrollverlust und langfristige Abhängigkeit. Schauen Sie sich daher an, wie der Anbieter arbeitet – nicht nur, was er anbietet.

Echte Transparenz zeigt sich durch:

• Klare Preisstrukturen ohne versteckte Kosten

• Einblick in Produkt-Roadmaps und Änderungen

• Offene Dokumentation von Infrastruktur und Sicherheitsstandards

• Unterstützung von EU-Initiativen und Governance-Modellen

Wenn Sie den Betrieb des Systems nicht einsehen können, haben Sie auch keine echte Kontrolle darüber.

Schritt 10: Planen Sie die Datenportabilität innerhalb der EU

Eine Anbieterbindung ist selten nur technischer Natur. Sie verankert sich in Workflows und Nutzergewohnheiten. Portabilität ist daher ein kritisches Souveränitätskriterium.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten jederzeit problemlos umziehen können – ohne Hürden und ohne dass diese die EU verlassen.

Ihr neues Workflow-Tool sollte:

• Datenexporte in gängigen Standardformaten unterstützen

• Proprietäre Lock-in-Effekte vermeiden

• Die Migration zu anderen EU-basierten Systemen vereinfachen

8 führende souveräne Lösungen für Ihr Workflow-Management

Die Suche nach der passenden Lösung kann komplex sein, da sich das Thema der digitalen Souveränität stetig weiterentwickelt. Oft ist unklar, worauf es in der Praxis ankommt.

Wir haben daher acht Tools zusammengestellt, die die wichtigsten Kriterien erfüllen – von der Datenkontrolle über Compliance bis hin zu Flexibilität und Zukunftssicherheit.

1. sovara

sovara ist eine souveräne Workflow-Plattform, mit der Teams ihre Prozesse steuern und gleichzeitig die volle Kontrolle über Daten, Systeme und Infrastruktur behalten.

Konzipiert als Alternative zu Jira, wurde Souveränität hier von Anfang an mitgedacht und nicht erst nachträglich ergänzt.

sovara erfüllt die wichtigsten Kriterien einer digital souveränen Lösung optimal. Die Plattform bietet:

• Europäische Souveränität „by Design“ (Hosting in Schweiz/EU, Schweizer Anbieter, CLOUD-Act-freie Struktur)

• Transparente Datenspeicherung und Governance (klarer Speicherort, lückenlose Audit-Logs)

• Souveräne Hosting-Optionen (EU-Cloud und On-Premise-Betrieb)

• Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Niveau (ISO/IEC 27001, DSGVO, SSO)

• Keine Abhängigkeiten von US-Hyperscalern (souveräne Cloud und eigene Infrastruktur)

• Nahtlose Integration in bestehende Systeme (REST-APIs, Kafka, Event-Pipelines, BI-Tools)

• Planbare, transparente Preise

• API-first-Ansatz mit modularer Architektur

In der Praxis unterstützt sovara Sie dabei:

• Software-Entwicklungsprozesse inklusive Sprints, Abhängigkeiten und Releases zu steuern

• Ihr Projektmanagement mit flexiblen Workflows, Rollen und Rechten zu organisieren

• Fehler und Tasks teamübergreifend transparent zu erfassen und zu lösen

• Wissen direkt im Arbeitskontext über integrierte Wikis und Dokumente bereitzustellen

• Workflows und Automatisierungen – auch KI-gestützt – frei zu definieren

Mit sovara erhalten Sie den Funktionsumfang einer modernen Workflow-Plattform, ohne Kompromisse bei der Datenkontrolle einzugehen.

2. Easy8

Easy8 (ehemals Easy Redmine) ist eine Projektmanagement-Plattform auf Redmine-Basis, die Projekte, IT-Services und Software-Entwicklung zusammenbringt.

Sie erfüllt souveräne Standards durch ihre EU Sovereign Cloud, die sicherstellt, dass alle Daten ohne externe Replikation in der EU verbleiben.

Easy8 bietet zudem On-Premise-Optionen, ISO-27001-konforme Infrastruktur und Partnerschaften mit europäischen Providern wie OVHcloud für maximale Kontrolle.

3. Taiga

Taiga ist ein Open-Source-Projektmanagement-Tool für agile Teams, das Scrum und Kanban in einer übersichtlichen, modernen Oberfläche vereint.

Ihre Stärke liegt im vollständigen Self-Hosting, wodurch Sie die absolute Kontrolle über Daten und Infrastruktur behalten.

Das Open-Source-Model bringt Transparenz, verhindert Lock-in-Effekte und erlaubt tiefgreifende Anpassungen.

Mit europäischen Wurzeln und flexiblen Betriebsoptionen passt es ideal in souveräne IT-Infrastrukturen.

4. Planio

Planio basiert auf Redmine und bündelt Projektmanagement, Issue-Tracking, Git-Hosting, Helpdesk und Collaboration-Tools an einem Ort.

Der Ansatz für Souveränität ist direkt: Alle Daten werden auf zertifizierter Infrastruktur in Deutschland gehostet, unterliegen europäischem Recht und sind DSGVO-konform.

Die Open-Source-Basis reduziert Abhängigkeiten, und die eigenständige Eigentümerstruktur verhindert externe Einflussnahme auf Datenrichtlinien.

5. OTRS

OTRS ist eine bewährte Service-Management- und Helpdesk-Plattform zur Steuerung von Support-Tickets und internen Service-Prozessen.

Als Teil der EasyVista-Gruppe behält sie ihre deutschen Entwicklungswurzeln bei und unterstützt DSGVO-Compliance mit Enterprise-Features wie ISO-27001-Ausrichtung und 2FA.

Digitale Souveränität wird vor allem über den On-Premise-Betrieb realisiert, bei dem alle Daten im eigenen Netzwerk verbleiben.

Eine SaaS-Version ist verfügbar, maximale Souveränität bietet jedoch das eigene Hosting.

6. TOPdesk

TOPdesk ist eine IT-Service-Management-Plattform (ITSM) mit Fokus auf Support-Workflows, Service Desks und Asset-Management.

Mit Hauptsitz in den Niederlanden stellt das Tool eine starke europäische Alternative zu US-amerikanischen Systemen dar.

In der SaaS-Variante garantiert TOPdesk die Datenhaltung in regionalen Rechenzentren (z. B. Azure Niederlande). Die Daten verbleiben in der EU und sind nach ISO 27001 und SOC 2 gesichert.

Trotz des SaaS-First-Ansatzes bietet das Unternehmen weiterhin eine On-Premise-Option für Kunden, die physische Kontrolle über ihre Server verlangen.

7. Zammad

Zammad ist eine Open-Source-Helpdesk- und Support-Plattform zur Organisation von Kundenservice und Ticket-Workflows.

In Deutschland entwickelt, erfüllt sie alle DSGVO-Vorgaben und verhindert Lock-in-Effekte. Zudem unterstützt sie lokale KI-Integrationen, sodass KI genutzt werden kann, ohne Daten an externe Server zu senden.

Die Stärke in puncto Souveränität liegt im Self-Hosting und der Open-Source-Transparenz, was die volle Kontrolle über Kundendaten garantiert.

8. GLPI

GLPI ist ein Open-Source-Tool für IT-Asset-Management und Service Desks, das Hardware, Software und Support-Anfragen in einem System verwaltet.

Mit Ursprung in Frankreich erfüllt GLPI europäische Datenschutzstandards und unterstützt EU-basiertes Hosting.

Das Konzept setzt auf vollständiges Self-Hosting und Open-Source-Kontrolle, wodurch Unternehmen Code und Daten unabhängig betreiben können.

Starten mit sovara

sovara bietet eine souveräne Lösung für regulierte Unternehmen, Behörden und alle Teams, die die volle Kontrolle über ihre Prozesse und Daten behalten wollen.

Wenn das auf Sie zutrifft, ist der nächste Schritt ein Blick auf das System vor Ort.

Wir zeigen Ihnen die Plattform, kommende Features und besprechen Ihre konkreten Anforderungen an Workflows, Integrationen und KI-Szenarien.

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