Confluence-Alternative: Was vor der Migration zu prüfen ist

In vielen Unternehmen ist Confluence über die Jahre leise im Hintergrund mitgewachsen. Was mit den Notizen eines einzelnen Teams begann, wurde zu Vorlagen, dann zu Makros, die Statusmeldungen aus Jira auf Seiten ziehen, dann zu einem Excerpt hier und einem Include dort, damit die Datenschutzrichtlinie nur an einer Stelle gepflegt werden muss.

Irgendwann war Confluence das Gedächtnis des Unternehmens. Und lange musste niemand darüber nachdenken, was davon wie zusammenhängt.

Dann kündigte Atlassian das Ende von Data Center an, und die Preise in der Cloud stiegen weiter. Plötzlich stand in vielen IT-Abteilungen eine Frage im Raum, die lange niemand gestellt hatte: Gibt es eine Confluence-Alternative, die all das tragen kann?

Wer danach sucht, findet vor allem Ranglisten: die zehn besten Tools, häufig geschrieben von Anbietern. Die Botschaft ist meist dieselbe: Tool auswählen, Inhalte importieren, fertig.

Aber wer schon einmal eine Enterprise-Migration aus erster Hand miterlebt hat, weiss: Ganz so einfach ist es nicht.

Selbst Atlassians eigener Umzug in die Cloud lässt Dinge zurück: Laut Atlassians Migrationsdokumentation müssen benutzerdefinierte Makros neu gebaut werden, veraltete Makros werden nicht übernommen, und ob Makros aus Marketplace-Apps mitkommen, hängt vom App-Anbieter ab.

Ob eine Alternative Ihr Wiki ersetzen kann, hängt deshalb weniger vom Anbieter ab als davon, wofür Ihr Team Confluence tatsächlich nutzt.

Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt sich darum ein Blick nach innen.

Wichtige Erkenntnisse

1. Ob eine Alternative passt, entscheidet Ihre Nutzung

   Ein Wiki voller Spezifikationen und Prozessbeschreibungen lässt sich anders ersetzen als eines, das von Layouts, Makros und Live-Bearbeitung lebt.

   
   

2. Daten ziehen leichter um als Funktionen

   Seiten und Anhänge kommen meist mit. Die Arbeit machen Makros, App-Funktionen und fein abgestufte Seitenrechte.

   
   

3. Mit KI wird ein gepflegtes Wiki wertvoller und ein ungepflegtes riskanter

   Assistenten übernehmen veraltete Seiten und zu weit gefasste Rechte genauso selbstsicher wie gute Inhalte.

   
   

4. Keine Alternative ist überall vorne

   XWiki überzeugt beim Editor, Phonemos bei Wissen und Suche, OpenProject bei Projektarbeit. Jede Option hat Lücken, die Sie vor der Unterschrift kennen sollten.

   
   

5. sovara passt dort, wo Wissen und Arbeit zusammengehören

   Jede Seite ist zugleich ein Arbeitselement mit Status und Freigaben.

Welche Confluence-Alternativen gibt es?

Die Alternativen fallen grob in vier Gruppen, und nicht jede davon ist Wissensmanagement Software im engeren Sinn:

Es gibt Open-Source-Wikis wie XWiki, BookStack oder Docmost; Plattformen mit Schwerpunkt Wissen wie das Schweizer Phonemos; Projektmanagement-Tools mit Wiki wie OpenProject; und kombinierte Plattformen wie sovara, die Jira und Confluence gemeinsam ablösen.

Welche Kategorie am passendsten ist, hängt weitgehend davon ab, wie tief Confluence in die Prozesse Ihres Unternehmens integriert ist.

Was ein gutes Wiki ausmacht

Ein Wiki soll Wissen so ablegen, dass die richtige Person es zum richtigen Zeitpunkt findet und sich darauf verlassen kann. Wie oft das nicht gelingt, zeigt eine Studie des Herstellers selbst: In Atlassians State of Teams 2025 geben Führungskräfte wie Teams an, rund ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit der Suche nach Informationen zu verbringen.

Unabhängig vom Anbieter entscheiden fünf Eigenschaften darüber, ob ein Wiki den Nutzern tatsächlich dabei hilft, die benötigten Informationen zu finden:

• Auffindbarkeit: eine Suche, die auch sinngemäß Passendes findet, und eine Struktur, in der man sich ohne Suche zurechtfindet.

• Aktualität: Wichtige Seiten haben eine verantwortliche Person und einen Prüftermin.

• Verlässlichkeit: Lesende erkennen, ob eine Seite gültig, ein Entwurf oder überholt ist, und welche Fassung wann galt.

• Nähe zur Arbeit: Die Spezifikation liegt an der Aufgabe, zu der sie gehört.

• Leichtes Schreiben: Jede Hürde im Editor wird später zur Lücke im Inhalt.

Ein neues System sollte nicht nur übernehmen können, was heute da ist, sondern diese fünf Dinge mindestens so gut leisten.

Wie KI das Wiki verändert

Mit KI ändert sich, wer ein Wiki liest: Zunehmend setzt ein Assistent aus vielen Seiten eine Antwort zusammen. Atlassians KI Rovo ist seit 2025 in den bezahlten Cloud-Tarifen von Confluence enthalten, und über einen MCP-Server können in der Cloud auch KI-Assistenten anderer Anbieter Confluence-Seiten lesen und anlegen. Ähnliche Schnittstellen bieten inzwischen auch OpenProject, Phonemos und sovara an. Damit verschieben sich drei Dinge.

Pflege wird wichtiger: Ein Assistent übernimmt eine veraltete Seite so selbstsicher wie eine aktuelle. Die verwaiste Prozessbeschreibung von 2019 ist dann wieder im Umlauf, nur ohne ihr Datum.

Berechtigungen werden ernster: Ein Assistent durchsucht alles, worauf eine Person Zugriff hat, gründlicher, als sie es selbst je tun würde. Laut einer Gartner-Umfrage unter 132 IT-Verantwortlichen aus dem Jahr 2024 haben 40 Prozent die Einführung von Microsoft 365 Copilot um drei Monate oder länger verschoben, aus Sorge vor genau diesem „Oversharing“: Copilot könnte Dokumente mit zu weit gefassten Freigaben offenlegen. Wer sein Wiki umzieht, kann die Rechte aufräumen, bevor eine KI sie liest.

Die KI wird zur Souveränitätsfrage: Welches Modell beantwortet die Fragen an Ihr Wiki, wo läuft es, und wer kann es abschalten? Für Organisationen, die Confluence aus Gründen der Datenkontrolle selbst betreiben, ist das dieselbe Frage wie beim Hosting, nur eine Ebene höher.

Was Confluence bei Ihnen heute wirklich leistet

Atlassian empfiehlt selbst, vor einer Migration in die Cloud die installierten Apps zu prüfen, weil oft nicht alle genutzt werden und nicht alle genutzten geschäftskritisch sind. Das gilt für jeden Wechsel. Fünf Fragen bringen die meisten Überraschungen ans Licht.

1. Welche Makros werden wie oft genutzt?

   Confluence Data Center zeigt das unter Allgemeine Konfiguration, Makro-Nutzung, allerdings ohne Seiten, die die abfragende Person nicht sehen darf. Ein Makro auf drei Seiten ist eine Fußnote. Ein Makro auf dreitausend Seiten ist ein Migrationsprojekt.

   
   

2. Wie viele Seiten haben eigene Rechte?

   Fein abgestufte Seitenrechte kommen bei einem Umzug oft nicht eins zu eins mit. Sind Zugriffsregeln über Jahre gewachsen, kann ihr Nachbau im neuen System zu einem eigenen Migrationsprojekt werden.

   
   

3. Wie viele Seiten ziehen Inhalte aus Jira?

   Je enger diese Verbindung, desto weniger ist der Wechsel ein reines Wiki-Projekt.

   
   

4. Was steckt in Ihrem Confluence-Export?

   In Data Center enthält der XML-Export eines Bereichs Seiten, Kommentare und Anhänge samt Einschränkungen. Daten, die Apps außerhalb der Seiten speichern, fehlen in der Regel; Team Calendars etwa sind laut Atlassian nicht enthalten. In der Cloud müssen Datenbanken und Whiteboards einzeln exportiert werden, und für den XML-Export endet am 1. Dezember 2026 der Support.

   
   

5. Welche Seiten liest überhaupt noch jemand?

   Für Data Center liefert Atlassian eine SQL-Abfrage für das letzte Aufrufdatum, die so weit zurückreicht wie Ihre Analytics-Daten, höchstens zwei Jahre. Was in dieser Zeit niemand geöffnet hat, muss nicht mit umziehen.

Sechs Prüfpunkte für jede Confluence-Alternative

1. Was übernimmt der Import, und was nicht?

Fragen Sie Anbieter nicht nur, ob sie Confluence-Daten importieren können, sondern vor allem, welche Daten dabei verloren gehen oder nicht vollständig übernommen werden. Testen Sie die Migration mit Ihrem komplexesten Bereich und lassen Sie sich anschliessend genau aufzeigen, was nicht eins zu eins übertragen werden konnte.

2. Wie arbeiten mehrere Personen an einer Seite?

Confluence Data Center erlaubt standardmäßig zwölf Personen gleichzeitig auf einer Seite, die Cloud mit Live Docs bis zu 40. Wenn Ihr Team Protokolle oder Konzepte gemeinsam in Echtzeit schreibt, ist das ein hartes Kriterium.

3. Lassen sich Ihre Rechte abbilden?

Bereichs- und Seitenrechte, Gruppen aus dem Verzeichnisdienst, Single Sign-on: Eine Vereinfachung kann gewollt sein. Sie sollte aber eine Entscheidung sein und kein Nebeneffekt der Migration.

4. Wo laufen die Daten, und wessen Recht gilt?

Für viele Organisationen im DACH-Raum war Datenkontrolle ein wichtiger Grund, überhaupt auf Server oder Data Center zu setzen. Ein europäischer Serverstandort beantwortet diese Frage allein nicht: Entscheidend ist, wer den Dienst betreibt und welchem Recht dieser Betreiber unterliegt.

5. Wie kommen Sie wieder heraus?

In welchen Formaten lässt sich der Inhalt exportieren, vollständig und ohne Hilfe des Anbieters? Wer Lock-in loswerden will, sollte ihn nicht bloß verlagern.

6. Wie geht das System mit KI um?

Welches Modell steckt hinter Suche und Assistent, und lässt sich ein eigenes anbinden, auch ein selbst betriebenes? Lässt sich KI pro Funktion abschalten? Halten sich Antworten an Seitenrechte? Und wer gibt frei, wenn externe KI-Werkzeuge zugreifen?

Confluence-Alternativen im Vergleich

Die Übersicht vergleicht drei europäische Alternativen und sovara mit Confluence, auf Basis der Herstellerdokumentation, Stand Oktober 2026; die Einordnung für sovara stammt von uns. Den ausführlichen Abgleich finden Sie unter sovara vs. Jira und Confluence.

XWiki: der stärkste Editor unter den Open-Source-Alternativen

Das französische Open-Source-Wiki (LGPL) kommt Confluence beim Editor am nächsten: Echtzeit-Bearbeitung ist seit Version 16.9 standardmäßig aktiv, Makros und verschachtelte Bereiche gehören zum Kern. Auch openDesk, der souveräne Arbeitsplatz für die öffentliche Verwaltung in Deutschland, setzt beim Wissensmanagement auf XWiki. Die Grenzen: Seitenrechte kommen nicht eins zu eins mit, Backlogs und Sprints fehlen, und wer Jira ebenfalls ersetzt, braucht ein zweites Tooling. Mehr unter sovara vs. XWiki.

Phonemos: Schweizer Plattform mit Stärke bei Wissen und Suche

Phonemos wird in der Schweiz entwickelt und betrieben, auf Wunsch auch vor Ort. Die Plattform bietet einen Confluence-Import, semantische Suche, Echtzeit-Bearbeitung laut Hersteller auch für Seiten, eingebundene Inhalte und Versionsvergleich. Seit Juli 2026 kommen Kanban- und Scrum-Boards dazu, Workflow-Automatisierung ist angekündigt. Jira will Phonemos für Entwicklungsteams nicht ersetzen, sondern per Connector anbinden. Mehr unter sovara vs. Phonemos.

OpenProject: Projektarbeit zuerst, Wiki als Ergänzung

Das deutsche Projektmanagement-Werkzeug hat ein eingebautes Wiki; Echtzeit-Bearbeitung gibt es seit Version 17.0 im separaten Modul „Dokumente“. Einen Confluence-Import hat OpenProject nicht. Für anspruchsvolle Wikis setzt der Hersteller auf XWiki, seit Version 17.6 als native Integration im Corporate-Tarif. Wer damit Confluence ersetzen will, landet nach dem Konzept des Herstellers bei zwei Systemen. Mehr unter sovara vs. OpenProject.

Nur Confluence ersetzen oder Jira gleich mit?

Ein Jira-Makro auf einer Confluence-Seite kann nach dem Umzug eine Live-Abfrage bleiben, zur Momentaufnahme werden oder als toter Link enden. Ersetzen Sie nur Confluence, hängt das davon ab, wie gut das neue Wiki mit Ihrem Jira spricht, und diese Brücke müssen Sie dauerhaft pflegen. Ersetzen Sie beides, können Dokumentation und Aufgaben in einem gemeinsamen Datenmodell landen. Lassen Sie sich an einer Ihrer Seiten zeigen, welches Ergebnis Sie bekommen.

Hintergrund dazu in Jira als Betriebssystem und in unserem Vergleich der europäischen Jira-Alternativen.

Was kostet der Wechsel?

Auf der Seite von Confluence steigen die Kosten verlässlich: Die Listenpreise für Data Center sind im Februar 2026 um 15 Prozent gestiegen, für die Cloud-Tarife gilt ab dem 13. Oktober 2026 eine weitere Erhöhung um 7 bis 10 Prozent. Rechnen Sie beide Wege über drei Jahre mit denselben fünf Posten:

• Lizenzen inklusive der angekündigten Preissteigerungen

• Inventur in internen Personentagen; sie fällt bei jedem Weg an, auch beim Umzug in die Atlassian Cloud

• Migration pro Bereich, einschließlich Nachbau von Makros und App-Funktionen

• Schulung in Stunden pro Person

• Parallelbetrieb in Monaten, in denen beide Systeme laufen

Bei sovara gilt eine Lizenz unternehmensweit und unabhängig von der Zahl der Nutzer:innen, für Wiki und Aufgaben gemeinsam, mit einer Preisgarantie über drei Jahre. [TK: confirm with sales whether the per-space Confluence import is offered at a fixed price or billed by effort, and state it here] Einen strukturierten Ansatz für die ganze Entscheidung bietet unser Framework zur Migrationsentscheidung 2029.

sovara als Confluence-Alternative

sovara löst Jira und Confluence gemeinsam ab. Seiten, Aufgaben und Projekte liegen in einem Datenmodell, und jede Seite ist zugleich ein Arbeitselement mit Status, Freigabe-Workflow, Unteraufgaben und eigenen Berechtigungen.

Dokumentation und die Arbeit, zu der sie gehört, bleiben so an einem Ort, und die Brücke zwischen zwei Systemen entfällt. Draw.io und Mermaid sind feste Bausteine im Editor, Office-Dokumente lassen sich einbetten.

sovara spielt seine Stärken besonders dort aus, wo Dokumentation und tägliche Projektarbeit zusammenkommen: bei Spezifikationen, Prozessbeschreibungen und Projektdokumentationen.

Hinzu kommen eine Schweizer Vertragspartnerin, die freie Wahl des KI-Modells je Funktion, und eine nutzerunabhängige Lizenzierung.

So schneidet sovara bei den sechs Prüfpunkten ab:

• Import: Die Migration erfolgt schrittweise durch unser Team, Bereich für Bereich. Ein Self-Service-Tool gibt es derzeit nicht. Gliffy-Diagramme werden als Platzhalter übernommen. Die automatisierte Migration vollständiger Data-Center-Instanzen ist geplant, ein konkreter Zeitplan steht noch aus. Die Geld-zurück-Garantie gilt ausschliesslich für Standard-Migrationen aus Jira, nicht aus Confluence.

• Zusammenarbeit: Kommentare, Erwähnungen und Freigaben sind direkt in die Seiten integriert. Das gleichzeitige Bearbeiten einer Seite durch mehrere Personen wird derzeit noch nicht unterstützt.

• Rechte: Single Sign-on über SAML und OIDC, auch mit Microsoft Entra ID und mit mehreren Identitätsanbietern parallel, die nach E-Mail-Domain zugeordnet werden, etwa für Tochtergesellschaften. Benutzer:innen lassen sich über SCIM, Active Directory oder LDAP anlegen und abgleichen; Verzeichnisgruppen werden dabei Rollen in sovara zugeordnet. Rollen greifen auf Ebene der Organisation, des Projekts, der Arbeitsgruppe und der einzelnen Aktion, und Rechte, die für einen Bereich gelten, übernehmen die Seiten darunter automatisch.

• Betrieb: Vertragspartnerin ist die rready AG in Zürich, ohne US-Muttergesellschaft, mit Verträgen nach Schweizer oder EU-Recht. sovara läuft in der EU, in der Schweiz oder bei Ihnen vor Ort. Die Infrastruktur ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Auftragsverarbeitungsvertrag und Liste der Subunternehmer erhalten Sie vor der Unterschrift; Details im Trust Center. Für Unternehmen in der EU gilt die Schweiz als Drittland mit Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

• Ausstieg: Export der Inhalte über die API, auf Wunsch mit Kommentaren, Verknüpfungen und Anhängen, dazu ein Quellcode-Escrow bei einer unabhängigen dritten Partei. sovara ist kein Open-Source-Produkt.

• KI: Das Modell wählen Sie pro Funktion, auch ein selbst betriebenes; jede KI-Funktion lässt sich einzeln oder ganz abschalten, externe Tools greifen über einen MCP-Server und die API zu. Ein selbst betriebenes Modell hält die KI-Verarbeitung im eigenen Haus, ein Modell eines US-Anbieters nicht. Die Systemprompts lassen sich pro Funktion anpassen. Eine Schreibhilfe direkt im Seiteneditor gibt es noch nicht.

Wir prüfen sovara Anforderung für Anforderung gegen Atlassians eigenen RFI-Fragenkatalog für Confluence Cloud. Nach unserer aktuellen Bewertung erfüllt sovara 127 von 159 Anforderungen vollständig, rund 80 Prozent, und 13 weitere teilweise; im Juni 2026 waren es noch 112.

Erst die Inventur, dann der Vergleich

Welche Confluence-Alternative die beste ist, lässt sich allgemein nicht beantworten. Welche abdeckt, was Ihr Confluence wirklich leistet, dagegen schon: Mit Makro-Nutzung, App-Liste, Seitenrechten, Jira-Verknüpfungen und zuletzt aufgerufenen Seiten wird aus zehn Alternativen schnell eine Handvoll.

Möchten Sie sehen, wie sovara Ihre Dokumentation abbildet und Ihre bestehenden Inhalte übernimmt? Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo.

FAQ

Welche Confluence-Alternative die beste ist, lässt sich allgemein nicht beantworten. Welche abdeckt, was Ihr Confluence wirklich leistet, dagegen schon: Mit Makro-Nutzung, App-Liste, Seitenrechten, Jira-Verknüpfungen und zuletzt aufgerufenen Seiten wird aus zehn Alternativen schnell eine Handvoll.

Wenn Sie sehen möchten, wie sovara mit Ihrer Dokumentation umgeht, vereinbaren Sie eine Demo.

Häufige Fragen

Welche Alternativen gibt es zu Confluence?

Open-Source-Wikis wie XWiki, BookStack und Docmost, Plattformen mit Schwerpunkt Wissen wie Phonemos, Projektmanagement-Tools mit Wiki wie OpenProject und kombinierte Plattformen wie sovara. Welche passt, hängt von Ihrer Nutzung und der Verbindung zu Jira ab.

Wie lange gibt es Confluence Data Center noch?

Neukund:innen können seit dem 30. März 2026 kein Data Center mehr kaufen, Bestandskund:innen bis zum 30. März 2028 Lizenzen erweitern. Am 28. März 2029 wechseln die Produkte in den Nur-Lese-Modus. Mehr im Beitrag zum Atlassian Data Center End of Life.

Gibt es eine kostenlose oder Open-Source-Alternative zu Confluence?

Wer nach „Confluence Alternative Open Source“ sucht, landet meist bei XWiki, BookStack und Docmost. Alle drei lassen sich in der Grundversion kostenlos selbst betreiben; Zusatzfunktionen wie die Business-Lizenz von Docmost oder der Migrator Pro von XWiki kosten. Eine offene Lizenz sichert den Zugriff auf den Code, regelt aber nicht, wer das System betreibt und welchem Recht es unterliegt.

Gibt es eine europäische Alternative zu Confluence?

Ja:sovara aus der Schweiz, XWiki aus Frankreich, OpenProject aus Deutschland und Phonemos. Entscheidend ist neben dem Serverstandort, wer den Dienst betreibt.

Kann man Confluence-Inhalte exportieren?

Ja, als PDF, Word, HTML, CSV oder XML, je nach Version. In Data Center ist der XML-Export eines Bereichs der übliche Weg für einen Umzug; in der Cloud empfiehlt Atlassian wegen des Supportendes für den XML-Export den CSV-Export.

Ist Jira dasselbe wie Confluence?

Nein. Jira ist das Tool für Aufgaben und Projekte, Confluence das Wiki. Weil beide oft eng verknüpft sind, betrifft ein Wechsel meist beide.